Prieš viešai paskelbdami "Office" dokumentus arba siųsdami juos kam nors kitam, tikriausiai norėsite patikrinti, kokia paslėpta informacija yra dokumente, ir pašalinti slaptus duomenis. Šie metaduomenys gali pažeisti jūsų privatumą arba gali būti nepatogūs.
Peržiūrėti ir pašalinti paslėptus duomenis
"Office 2013" arba "Office 2010" spustelėkite meniu "Failas", spustelėkite "Informacija", o "Tikrinimo dokumento" įrankis bus priekinis ir centrinis, informuojantis apie potencialiai slaptą informaciją, kurią dokumentas pateikia. Ši informacija yra akivaizdesnė nei senesnėse "Office" versijose, bet vis tiek lengva praleisti, jei nesuvokia, kad "Office" prideda šiuos slaptus duomenis į jūsų dokumentus.
"Office 2007" spustelėkite juostos "Office orb" mygtuką, pažymėkite parinktį "Prepare" ir spustelėkite "Check the document".
Kokio tipo metaduomenis Office išsaugo?
Biuras išsaugo dokumentų savybes, įskaitant tokias detales kaip autorius, temą, pavadinimą, datą, kurią sukūrėte dokumentą, paskutinį kartą jį pakeitę ir kiek laiko praleidote dokumento darbą. Šios savybės taip pat bus bet kurio šablono, kurį naudojote kurdami dokumentą, el. Pašto antraštes ir kitą susijusią informaciją, pavadinimas. Tai gali būti nepatogus - pavyzdžiui, galite atsiųsti TPS ataskaitą savo vadovui ir pasakyti, kad visą dieną dirbote vieni su juo. Bet metaduomenys gali atskleisti tai, kad keletą minučių dirbote tik su TPS ataskaita, bendradarbiaudavote su kitais žmonėmis ir kurdami jį naudodami šabloną "Nenaudinga TPS ataskaitos šablonas". Dar blogiau, yra ir kitų privatumo pasekmių čia - galbūt norėsite paskelbti dokumentą internete be jūsų su ja susijusio vardo, tačiau jūsų vardas bus rodomas dokumento savybėms pagal numatytuosius nustatymus.
Antraštės, poraštės, vandenženklis ir teksto formatas, kaip paslėptas tekstas, taip pat gali būti įtraukti, bet nebus rodomi, jei atliksite trumpą dokumento naikinimą. Ši priemonė nurodo, ar jūsų dokumente yra šios informacijos.
Jei dirbate kartu su kitais žmonėmis rašydami dokumentą, jame bus dar daugiau duomenų. Metaduomenys parodys kiekvieno, kuris dirbo dokumente, vardus, taip pat visus komentarus, pataisymų ženklus, rašalo anotacijas ir ankstesnes dokumento versijas. Jei skelbiate dokumentą, kuriame dirbote, tikriausiai norėsite pašalinti visus šiuos duomenis, o ne bendrinti.
Kaip sustabdyti tarnybą nuo taupymo metaduomenų
Deja, turėsite naudoti dokumento inspektoriaus įrankį, kad pašalintumėte slaptus duomenis iš kiekvieno atskiro dokumento, prieš jį paskelbdami ar bendrindami jį su kuo nors. Nėra integruoto būdo pašalinti šią informaciją iš kelių dokumentų iš karto, taip pat nėra nustatytos visos Office nuostatos, kad Office negalėtų taikyti šių duomenų į dokumentus.
Tačiau galite, kad "Office" automatiškai pašalintų metaduomenis kiekvieną kartą, kai išsaugote failą. Jūs turite pritaikyti šį nustatymą kiekvienam naudojamam dokumentui - tai konkretus dokumentas, o ne visos sistemos nustatymas.
Norėdami išvengti Office išsaugoti metaduomenis kartu su savo dokumentais, spustelėkite meniu Failas, spustelėkite Parinktys ir pasirinkite Patikimojo centro kategoriją. Spustelėkite mygtuką Patikėjimo centro nustatymai ir pasirinkite Privatumo parinktys. Įgalinkite parinktį "Pašalinti asmeninę informaciją iš failo savybių įrašyti". Jei jis pasirodys pilkas, spustelėkite toliau esantį mygtuką Dokumento inspektorius, paleiskite "Dokumentų inspektorius" ir pašalinkite visą dokumento asmeninę informaciją. Tada turėtumėte spustelėti žymimąjį laukelį.
Atminkite, kad turėsite pakeisti šią parinktį kiekvienam atskirai.
Ši informacija gali būti naudinga, o kai kurios iš jų yra labai svarbios bendradarbiavimui arba korporacijoms stebėti, kas dirbo su dokumentu. Tačiau kai bus laikas paskelbti dokumentą, tikriausiai norėsite pašalinti šiuos metaduomenis.
