Žemiau pateiktos instrukcijos taikomos "Microsoft Word", "PowerPoint", "Excel" ir "Access 2016", tačiau procesas turėtų būti panašus ir kitose pastarosiose "Office" versijose.
Kaip saugoma "Microsoft Office" slaptažodžio apsauga?
"Microsoft Office" slaptažodžio apsaugos funkcijos praeityje įgijo blogą repą. Nuo "Office 95" iki "Office 2003" šifravimo schema buvo labai silpna. Jei turite dokumentą, apsaugotą slaptažodžiu naudojant "Office 2003" arba ankstesnę versiją, slaptažodis gali būti lengvai ir greitai pašalintas naudojant plačiai prieinamą slaptažodžių įtrūkimo programinę įrangą.
Su "Office 2007" "Microsoft" rimtai susipazino su saugumu. "Office 2007" pakeitė "Advanced Encryption Standard" (AES) 128 bitų raktą. Tai yra plačiai laikoma saugia, o tai reiškia, kad "Office" dabar naudoja tikrą ir tvirtą šifravimą, kad apsaugotų jūsų dokumentus, kai nustatote slaptažodį. Mes išbandėme PDF šifravimo funkciją ir nustatėme, kad ji taip pat naudoja "Microsoft Office 2016" 128 bitų AES šifravimą.
Yra du dideli dalykai, kuriuos reikia atkreipti dėmesį. Pirma, tik slaptažodžiai, kurie visiškai šifruoja dokumentą, yra saugūs. Tarnyba taip pat leidžia jums nustatyti slaptažodį "Apriboti redagavimą" iš failo teorijos, leidžiant žmonėms peržiūrėti failą, tačiau jo nereikia redaguoti be slaptažodžio. Šio tipo slaptažodis gali būti lengvai sugadintas ir pašalintas, leidžiant žmonėms redaguoti failą.
Be to, "Office" šifravimas veikia tik tada, jei išsaugojote šiuolaikinius dokumentų formatus, pvz., ".Docx". Jei išsaugosite senesnius dokumentų formatus, pvz.,.Doc, kurie yra suderinami su "Office 2003" ir ankstesniu "Office", bus naudojama senesnė neapsaugota šifravimo versija.
Tačiau, kol išsaugosite failus šiuolaikiniuose "Office" formatuose ir naudosite variantą "Encrypt with Password", o ne parinktį "Restrict editing", jūsų dokumentai turi būti saugūs.
Kaip apsaugoti "Office" dokumentą su slaptažodžiu
Norėdami apsaugoti "Office" dokumentą slaptažodžiu, pirmiausia atidarykite jį "Word", "Excel", "PowerPoint" arba "Access". Viršutiniame kairiajame ekrano kampe spustelėkite meniu "Failas". Informacijos srityje spustelėkite mygtuką "Apsaugoti dokumentą" ir pasirinkite "Šifruoti slaptažodžiu".
Šis mygtukas yra vadinamas tik "Protect Document" ("Apsaugokite dokumentą") "Microsoft Word", bet kitose programose jis vadinamas kažkuo panašiu. Ieškokite "Apsaugokite darbaknygę" "Microsoft Excel" ir "Apsaugokite pristatymą" "Microsoft PowerPoint". "Microsoft Access" kortelėje "Info" matysite mygtuką "Šifruoti slaptažodžiu". Kitu atveju veiksmai bus vienodi.
PASTABA: jei norite tik apriboti dokumento redagavimą, galite pasirinkti "Apriboti redagavimą" čia, tačiau, kaip sakėme, tai nėra labai saugus ir jį galima lengvai apeiti. Jei norite, galite geriau užšifruoti visą dokumentą.
Įspėjimas: Jei pamiršite savo slaptažodį, prarasite prieigą prie dokumento, todėl saugokitės! "Microsoft" pataria įrašyti dokumento pavadinimą ir jo slaptažodį ir laikyti jį saugioje vietoje.
Kai kitą kartą atidarysite dokumentą, pamatysite laukelį "Įvesti slaptažodį, kad atidarytumėte failą". Jei neįvesite teisingo slaptažodžio, negalėsite jo peržiūrėti.
Kaip sukurti slaptažodžiu apsaugotą PDF failą
Taip pat galite eksportuoti "Office" dokumentą į PDF failą ir slaptažodžiu apsaugoti tą PDF failą. PDF dokumentas bus šifruojamas su jūsų pateiktu slaptažodžiu. Tai veikia "Microsoft Word", "Excel" ir "PowerPoint".
Norėdami tai padaryti, atidarykite dokumentą, spustelėkite meniu mygtuką "Failas" ir pasirinkite "Eksportuoti". Norėdami eksportuoti dokumentą kaip PDF failą, spustelėkite mygtuką "Sukurti PDF / XPS".
Kai baigsite, įveskite PDF failo vardą ir spustelėkite mygtuką "Skelbti". Biuras eksportuos dokumentą į PDF apsaugotą slaptažodį.
Įspėjimas: Jūs negalėsite peržiūrėti PDF failo, jei pamiršite slaptažodį. Būtinai stebėkite tai arba prarasite prieigą prie savo PDF failo.
Ši funkcija gali padėti apsaugoti ypač pažeidžiamus dokumentus, ypač kai juos saugote USB diske ar internetinėje laikymo tarnyboje, pvz., "Microsoft OneDrive".
Visų diskų šifravimas, pvz., "Device Encryption" ir "BitLocker", naudojamame "Windows" kompiuteryje arba "FileVault" kompiuteryje "Mac", yra saugesnis ir neskausmingas, nes apsaugo visus dokumentus kompiuteryje, ypač jei kompiuteris yra pavogtas.
